Skip to main content
AgencyHandyn sähköpostiasetuksilla voit korvata oletusarvoisen noreply@agencyhandy.com-lähettäjän omalla brändätyllä sähköpostiosoitteellasi, määrittää oman SMTP-palvelimen luotettavaa toimitusta varten ja mukauttaa pohjia, joita käytetään asiakasviestintään, laskuihin, tarjouksiin ja muihin tarkoituksiin. Näiden asetusten oikea konfigurointi varmistaa, että sähköpostisi päätyvät asiakkaiden postilaatikkoon — ei roskapostikansioon — ja että jokainen viesti heijastaa toimistosi identiteettiä.
Vain pääylläpitäjät ja ylläpitäjät voivat määrittää sähköpostiasetuksia. Siirry kohtaan Työtilan asetukset → Sähköpostin asetukset käyttääksesi näitä vaihtoehtoja.

​
Yleiskatsaus sähköpostiasetusten osiin

Mukautettu sähköpostiosoite

Aseta lähettäjän nimi ja sähköpostiosoite, jonka asiakkaat näkevät vastaanottaessaan viestejä työtilastasi.

DKIM- ja SPF-tietueet

Lisää DNS-todennustietueet osoittaaksesi, että sähköpostisi ovat aitoja, ja estääksesi niiden merkitsemisen roskapostiksi.

SMTP-palvelin

Yhdistä oma postipalvelimesi (esim. Gmail, Outlook tai mukautettu verkkotunnuspalvelin) lähettääksesi kaikki lähtevät sähköpostit AgencyHandyn kautta.

Sähköpostipohjat

Mukauta sisältöä, aiherivejä ja brändiä jokaista automaattista sähköpostia varten, jonka AgencyHandy lähettää asiakkaille.

​
Osa 1: Mukautetun sähköpostiosoitteen määrittäminen

Ennen kuin määrität lähettäjän sähköpostin, tarvitset rekisteröidyn verkkotunnuksen ja sähköpostin isännöinnin. Suosittuja palveluntarjoajia ovat Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail ja Cloudflare Email Routing.
1

Rekisteröi verkkotunnus ja määritä sähköpostin isännöinti

Jos et ole vielä tehnyt niin, rekisteröi verkkotunnus rekisteröijältä (esim. GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) ja tilaa sähköpostin isännöintipalvelu. Varmista, että pystyt luomaan ja hallitsemaan sähköpostiosoitteita kyseisellä verkkotunnuksella (esim. hello@youragency.com).
2

Siirry sähköpostiasetusten sivulle AgencyHandyssa

Kirjaudu sisään AgencyHandyyn. Siirry vasemman valikon kohtaan Työtilan asetukset ja napsauta sitten Sähköpostin asetukset.
3

Syötä lähettäjän nimi ja sähköposti

Kirjoita Lähettäjän nimi -kenttään nimi, jonka asiakkaat näkevät lähettäjänä (esim. AgencyHandy Support tai toimistosi nimi). Kirjoita Lähettäjän sähköposti -kenttään mukautettu sähköpostiosoite (esim. hello@youragency.com). Napsauta Tallenna.
4

Vahvista sähköpostiosoitteesi

AgencyHandy lähettää vahvistuslinkin syöttämääsi sähköpostiosoitteeseen. Avaa sähköpostilaatikkosi, etsi vahvistusviesti ja napsauta linkkiä vahvistaaksesi omistajuuden.
5

Määritä DKIM-, SPF- ja DMARC-DNS-tietueet

Kun olet tallentanut lähettäjän sähköpostin, AgencyHandy tarjoaa sinulle lisättävät DNS-tietueet:
  • SPF-tietue (TXT-tyyppi) — valtuuttaa AgencyHandyn lähettämään sähköposteja verkkotunnuksesi puolesta.
  • DKIM-tietueet (3 CNAME-tietuetta) — lisäävät salakirjoitusallekirjoitukset lähteviin sähköposteihin, jotta vastaanottavat palvelimet voivat varmentaa aitouden.
  • DMARC-tietue — määrittää, miten vastaanottavien palvelinten tulee käsitellä sähköpostit, jotka eivät läpäise todennustarkistuksia.
Lisää kaikki nämä tietueet verkkotunnuksesi DNS-asetuksiin rekisteröijäsi kautta. DKIM CNAME -tietueille varmista, että välityspalvelimen tila on poistettu käytöstä, jos käytät Cloudflareta.
6

Vahvista aktiivinen tila

Palaa sähköpostiasetusten sivulle AgencyHandyssa. Kun kaikki DNS-tietueet ovat levinneet (tähän voi kulua 2 minuutista 2 tuntiin), sähköpostin tila päivittyy Odottaa-tilasta ja näyttää vihreän valintamerkin ✅. Mukautettu sähköpostisi on nyt aktiivinen.
Käytä MXToolbox tai dmarcian’s DKIM Validator -palvelua varmistaaksesi, että DKIM-tietueesi on määritetty oikein. Päivitä sähköpostiasetusten sivu ajoittain odottaessasi levittymistä.

​
Osa 2: DKIM:n ja SPF:n määrittäminen (itsenäinen asennus)

Jos sinun täytyy luoda tai uudelleen luoda DKIM- ja SPF-tietueet itsenäisesti, seuraa tätä polkua: Työtilan asetukset → Sähköpostit → DKIM- ja SPF-asennus → Luo DKIM- ja SPF-tietueet. Lisää sitten tietueet DNS-asetuksiisi:
DKIM- ja SPF-tietueiden leviäminen voi kestää 2 minuutista 2 tuntiin. Jos tila näyttää edelleen odottavana 2 tunnin jälkeen, varmista, että tietueet on syötetty ilman kirjoitusvirheitä eikä ristiriitaisia tietueita ole olemassa.

​
Osa 3: SMTP:n määrittäminen

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) mahdollistaa kaikkien AgencyHandyn lähtevien sähköpostien reitittämisen oman vahvistetun postipalvelimesi kautta, antaen sinulle enemmän hallintaa toimitettavuuden ja brändäyksen suhteen.
Voit käyttää joko mukautettua verkkotunnuksen sähköpostia tai SMTP-sähköpostipalveluntarjoajaa — ei molempia samanaikaisesti. Vaihtaminen niiden välillä on mahdollista milloin tahansa, mutta sinun täytyy syöttää sähköpostimäärityksesi uudelleen, kun vaihdat takaisin mukautettuun sähköpostiin.
1

Avaa SMTP-palvelimen asetukset

Siirry kohtaan Työtilan asetukset → Sähköpostin asetukset ja napsauta sitten SMTP-palvelin.
2

Vaihda SMTP-palveluntarjoajaan (tarvittaessa)

Jos sinulla on jo mukautettu sähköposti määritettynä, näyttöön tulee vahvistusikkuna, jossa kysytään, haluatko vaihtaa. Napsauta Vaihda SMTP:hen jatkaaksesi. Tämä poistaa olemassa olevan mukautetun sähköpostiasetuksen käytöstä.
3

Syötä SMTP-tunnistetietosi

Täytä vaaditut kentät:Napsauta Tallenna, kun olet valmis.
4

Luo sovellussalasana (Gmail-esimerkki)

Jos käytät Gmailia kaksivaiheinen todennus käytössä (pakollinen sovellussalasanoille):
  1. Siirry osoitteeseen myaccount.google.com/security ja vahvista, että kaksivaiheinen vahvistus on aktiivinen.
  2. Vieraile osoitteessa myaccount.google.com/apppasswords.
  3. Napsauta Valitse sovellus, valitse Sähköposti (tai syötä mukautettu nimi), napsauta sitten Valitse laite ja valitse asennuksesi.
  4. Napsauta Luo — Google luo 16 merkin sovellussalasanan.
  5. Kopioi salasana ja liitä se AgencyHandyn SMTP-asetusten Salasana-kenttään.
Käytä sovellussalasanaa, ei tavallista Google-tilin salasanaasi. Tavallisen salasanan käyttäminen epäonnistuu, jos 2FA on käytössä, ja saattaa laukaista tietoturvavaroja.
5

Vahvista asennus

Tallennuksen jälkeen AgencyHandy näyttää onnistumisviestin, joka vahvistaa “SMTP on luotu onnistuneesti.” Tallennettu isäntä, käyttäjänimi ja porttitiedot näkyvät SMTP-asetusten sivulla.
6

Testaa SMTP-yhteys

Napsauta Testaa-painiketta ja syötä vastaanottajan sähköpostiosoite. AgencyHandy lähettää testisähköpostin kyseiseen osoitteeseen. Tarkista postilaatikosta vahvistusviesti: “This is a confirmation that your email setup in Agency Handy is working properly.”
Vain yksi SMTP-konfiguraatio voi olla aktiivinen työtilaa kohden kerrallaan. Kun SMTP on määritetty, kaikki AgencyHandyn lähtevät sähköpostit — laskut, tarjoukset, tehtäväilmoitukset — lähetetään SMTP-palvelimesi kautta.

​
Osa 4: Sähköpostipohjien mukauttaminen

AgencyHandy sisältää valmiita pohjia jokaista lähettämäänsä automaattista sähköpostia varten. Voit mukauttaa jokaista niistä vastaamaan brändisi sävyä ja sisällyttämään asianmukaista dynaamista sisältöä. Saatavilla olevat pohjat sisältävät:
  • Asiakkaan rekisteröityminen
  • Tarjouksen lähettäminen
  • Tehtävän arviointi
  • Laskun lähettäminen
  • Lasku- ja tilausmuistutukset
  • Tukipyyntöilmoitukset
1

Avaa sähköpostipohjat

Siirry kohtaan Työtilan asetukset → Sähköpostit ja valitse sitten Sähköpostipohja alavalikosta.
2

Valitse muokattava pohja

Kaikkien saatavilla olevien pohjien täydellinen luettelo näytetään. Napsauta mitä tahansa pohjaa avataksesi sen asetussivun.
3

Mukauta pohjan kentät

Päivitä tarvittaessa seuraavat:
  • Lähettäjän sähköposti: Valitse, mikä määritetty sähköpostiosoite lähettää tämän pohjan.
  • Aihe: Kirjoita selkeä, ytimekäs aiheriivi.
  • Sisältö: Muokkaa viestin sisältöä vastaamaan toimistosi sävyä ja viestintää.
  • Dynaamiset muuttujat: Lisää paikanvaraajia, kuten {{client_name}}, {{company_name}} tai {{invoice_id}} asiakaskohtaisten tietojen automaattiseen täyttöön.
  • Sosiaalisen median linkit: Lisää linkkejä toimistosi sosiaalisen median profiileihin sitoutumisen kannustamiseksi.
4

Lähetä testisähköposti

Napsauta Lähetä testi lähettääksesi pohjan esikatselun postilaatikkoosi. Tarkista muotoilu, sisältö ja että kaikki dynaamiset muuttujat täyttyvät oikein.
5

Tallenna muutokset

Napsauta Tallenna muutokset ottaaksesi päivitetyn pohjan käyttöön. Uutta versiota käytetään kaikissa tulevissa automaattisissa sähköposteissa, jotka vastaavat kyseistä pohjatyyppiä.

​
Tärkeitä huomioita

  • SMTP ja mukautettu sähköposti ovat toisensa poissulkevia. Vain yksi menetelmä voi olla aktiivinen kerrallaan työtilaa kohden.
  • Syötä sähköposti uudelleen vaihdon yhteydessä. Jos vaihdat SMTP:stä takaisin mukautettuun sähköpostiasetukseen, sinun täytyy syöttää mukautetun sähköpostin tunnistetiedot uudelleen.
  • Virheelliset SMTP-tunnistetiedot estävät kaikki lähtevät sähköpostit. Tarkista isäntänimi, portti, käyttäjänimi ja salasana, jos sähköpostit lakkaavat lähettymästä SMTP-muutoksen jälkeen.
  • DKIM/SPF-levittyminen vie aikaa. Odota enintään 2 tuntia ja päivitä sähköpostiasetusten sivu ennen kuin toteat virheen olemassaolon.
  • Dynaamiset muuttujat ovat kirjainkokoherkkiä. Käytä niitä täsmälleen pohjaeditorissa näytetyssä muodossa varmistaaksesi, että ne täyttyvät oikein.