noreply@agencyhandy.com-lähettäjän omalla brändätyllä sähköpostiosoitteellasi, määrittää oman SMTP-palvelimen luotettavaa toimitusta varten ja mukauttaa pohjia, joita käytetään asiakasviestintään, laskuihin, tarjouksiin ja muihin tarkoituksiin. Näiden asetusten oikea konfigurointi varmistaa, että sähköpostisi päätyvät asiakkaiden postilaatikkoon — ei roskapostikansioon — ja että jokainen viesti heijastaa toimistosi identiteettiä.
Vain pääylläpitäjät ja ylläpitäjät voivat määrittää sähköpostiasetuksia. Siirry kohtaan Työtilan asetukset → Sähköpostin asetukset käyttääksesi näitä vaihtoehtoja.
Yleiskatsaus sähköpostiasetusten osiin
Mukautettu sähköpostiosoite
Aseta lähettäjän nimi ja sähköpostiosoite, jonka asiakkaat näkevät vastaanottaessaan viestejä työtilastasi.
DKIM- ja SPF-tietueet
Lisää DNS-todennustietueet osoittaaksesi, että sähköpostisi ovat aitoja, ja estääksesi niiden merkitsemisen roskapostiksi.
SMTP-palvelin
Yhdistä oma postipalvelimesi (esim. Gmail, Outlook tai mukautettu verkkotunnuspalvelin) lähettääksesi kaikki lähtevät sähköpostit AgencyHandyn kautta.
Sähköpostipohjat
Mukauta sisältöä, aiherivejä ja brändiä jokaista automaattista sähköpostia varten, jonka AgencyHandy lähettää asiakkaille.
Osa 1: Mukautetun sähköpostiosoitteen määrittäminen
Ennen kuin määrität lähettäjän sähköpostin, tarvitset rekisteröidyn verkkotunnuksen ja sähköpostin isännöinnin. Suosittuja palveluntarjoajia ovat Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail ja Cloudflare Email Routing.Rekisteröi verkkotunnus ja määritä sähköpostin isännöinti
Jos et ole vielä tehnyt niin, rekisteröi verkkotunnus rekisteröijältä (esim. GoDaddy, Namecheap, Cloudflare) ja tilaa sähköpostin isännöintipalvelu. Varmista, että pystyt luomaan ja hallitsemaan sähköpostiosoitteita kyseisellä verkkotunnuksella (esim.
hello@youragency.com).Siirry sähköpostiasetusten sivulle AgencyHandyssa
Kirjaudu sisään AgencyHandyyn. Siirry vasemman valikon kohtaan Työtilan asetukset ja napsauta sitten Sähköpostin asetukset.
Syötä lähettäjän nimi ja sähköposti
Kirjoita Lähettäjän nimi -kenttään nimi, jonka asiakkaat näkevät lähettäjänä (esim.
AgencyHandy Support tai toimistosi nimi). Kirjoita Lähettäjän sähköposti -kenttään mukautettu sähköpostiosoite (esim. hello@youragency.com). Napsauta Tallenna.Vahvista sähköpostiosoitteesi
AgencyHandy lähettää vahvistuslinkin syöttämääsi sähköpostiosoitteeseen. Avaa sähköpostilaatikkosi, etsi vahvistusviesti ja napsauta linkkiä vahvistaaksesi omistajuuden.
Määritä DKIM-, SPF- ja DMARC-DNS-tietueet
Kun olet tallentanut lähettäjän sähköpostin, AgencyHandy tarjoaa sinulle lisättävät DNS-tietueet:
- SPF-tietue (TXT-tyyppi) — valtuuttaa AgencyHandyn lähettämään sähköposteja verkkotunnuksesi puolesta.
- DKIM-tietueet (3 CNAME-tietuetta) — lisäävät salakirjoitusallekirjoitukset lähteviin sähköposteihin, jotta vastaanottavat palvelimet voivat varmentaa aitouden.
- DMARC-tietue — määrittää, miten vastaanottavien palvelinten tulee käsitellä sähköpostit, jotka eivät läpäise todennustarkistuksia.
Osa 2: DKIM:n ja SPF:n määrittäminen (itsenäinen asennus)
Jos sinun täytyy luoda tai uudelleen luoda DKIM- ja SPF-tietueet itsenäisesti, seuraa tätä polkua: Työtilan asetukset → Sähköpostit → DKIM- ja SPF-asennus → Luo DKIM- ja SPF-tietueet. Lisää sitten tietueet DNS-asetuksiisi:| Tietuetyyppi | DNS-tyyppi | Mitä määritetään |
|---|---|---|
| SPF | TXT | Kopioi Nimi ja Arvo AgencyHandystä ja lisää uusi TXT-tietue DNS-asetuksiisi |
| DKIM (×3) | CNAME | Kopioi jokainen Nimi- ja Arvo-pari; lisää 3 erillistä CNAME-tietuetta välityspalvelin pois käytöstä |
DKIM- ja SPF-tietueiden leviäminen voi kestää 2 minuutista 2 tuntiin. Jos tila näyttää edelleen odottavana 2 tunnin jälkeen, varmista, että tietueet on syötetty ilman kirjoitusvirheitä eikä ristiriitaisia tietueita ole olemassa.
Osa 3: SMTP:n määrittäminen
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) mahdollistaa kaikkien AgencyHandyn lähtevien sähköpostien reitittämisen oman vahvistetun postipalvelimesi kautta, antaen sinulle enemmän hallintaa toimitettavuuden ja brändäyksen suhteen.Voit käyttää joko mukautettua verkkotunnuksen sähköpostia tai SMTP-sähköpostipalveluntarjoajaa — ei molempia samanaikaisesti. Vaihtaminen niiden välillä on mahdollista milloin tahansa, mutta sinun täytyy syöttää sähköpostimäärityksesi uudelleen, kun vaihdat takaisin mukautettuun sähköpostiin.
Avaa SMTP-palvelimen asetukset
Siirry kohtaan Työtilan asetukset → Sähköpostin asetukset ja napsauta sitten SMTP-palvelin.
Vaihda SMTP-palveluntarjoajaan (tarvittaessa)
Jos sinulla on jo mukautettu sähköposti määritettynä, näyttöön tulee vahvistusikkuna, jossa kysytään, haluatko vaihtaa. Napsauta Vaihda SMTP:hen jatkaaksesi. Tämä poistaa olemassa olevan mukautetun sähköpostiasetuksen käytöstä.
Syötä SMTP-tunnistetietosi
Täytä vaaditut kentät:
Napsauta Tallenna, kun olet valmis.
| Kenttä | Esimerkkiarvo | Huomioita |
|---|---|---|
| Isäntänimi | smtp.gmail.com | Sähköpostipalveluntarjoajasi SMTP-palvelimen osoite |
| Käyttäjänimi | you@yourdomain.com | Koko sähköpostiosoitteesi |
| Salasana | Sovellussalasana | Käytä sovelluskohtaista salasanaa (katso alla) |
| Portti | 465 tai 587 | 465 SSL:lle, 587 TLS:lle |
| Automaattinen TLS | Ota käyttöön/poista käytöstä | Valinnainen — ottaa käyttöön automaattisen TLS-päivityksen |
Luo sovellussalasana (Gmail-esimerkki)
Jos käytät Gmailia kaksivaiheinen todennus käytössä (pakollinen sovellussalasanoille):
- Siirry osoitteeseen myaccount.google.com/security ja vahvista, että kaksivaiheinen vahvistus on aktiivinen.
- Vieraile osoitteessa myaccount.google.com/apppasswords.
- Napsauta Valitse sovellus, valitse Sähköposti (tai syötä mukautettu nimi), napsauta sitten Valitse laite ja valitse asennuksesi.
- Napsauta Luo — Google luo 16 merkin sovellussalasanan.
- Kopioi salasana ja liitä se AgencyHandyn SMTP-asetusten Salasana-kenttään.
Vahvista asennus
Tallennuksen jälkeen AgencyHandy näyttää onnistumisviestin, joka vahvistaa “SMTP on luotu onnistuneesti.” Tallennettu isäntä, käyttäjänimi ja porttitiedot näkyvät SMTP-asetusten sivulla.
Osa 4: Sähköpostipohjien mukauttaminen
AgencyHandy sisältää valmiita pohjia jokaista lähettämäänsä automaattista sähköpostia varten. Voit mukauttaa jokaista niistä vastaamaan brändisi sävyä ja sisällyttämään asianmukaista dynaamista sisältöä. Saatavilla olevat pohjat sisältävät:- Asiakkaan rekisteröityminen
- Tarjouksen lähettäminen
- Tehtävän arviointi
- Laskun lähettäminen
- Lasku- ja tilausmuistutukset
- Tukipyyntöilmoitukset
Avaa sähköpostipohjat
Siirry kohtaan Työtilan asetukset → Sähköpostit ja valitse sitten Sähköpostipohja alavalikosta.
Valitse muokattava pohja
Kaikkien saatavilla olevien pohjien täydellinen luettelo näytetään. Napsauta mitä tahansa pohjaa avataksesi sen asetussivun.
Mukauta pohjan kentät
Päivitä tarvittaessa seuraavat:
- Lähettäjän sähköposti: Valitse, mikä määritetty sähköpostiosoite lähettää tämän pohjan.
- Aihe: Kirjoita selkeä, ytimekäs aiheriivi.
- Sisältö: Muokkaa viestin sisältöä vastaamaan toimistosi sävyä ja viestintää.
- Dynaamiset muuttujat: Lisää paikanvaraajia, kuten
{{client_name}},{{company_name}}tai{{invoice_id}}asiakaskohtaisten tietojen automaattiseen täyttöön. - Sosiaalisen median linkit: Lisää linkkejä toimistosi sosiaalisen median profiileihin sitoutumisen kannustamiseksi.
Lähetä testisähköposti
Napsauta Lähetä testi lähettääksesi pohjan esikatselun postilaatikkoosi. Tarkista muotoilu, sisältö ja että kaikki dynaamiset muuttujat täyttyvät oikein.
Tärkeitä huomioita
- SMTP ja mukautettu sähköposti ovat toisensa poissulkevia. Vain yksi menetelmä voi olla aktiivinen kerrallaan työtilaa kohden.
- Syötä sähköposti uudelleen vaihdon yhteydessä. Jos vaihdat SMTP:stä takaisin mukautettuun sähköpostiasetukseen, sinun täytyy syöttää mukautetun sähköpostin tunnistetiedot uudelleen.
- Virheelliset SMTP-tunnistetiedot estävät kaikki lähtevät sähköpostit. Tarkista isäntänimi, portti, käyttäjänimi ja salasana, jos sähköpostit lakkaavat lähettymästä SMTP-muutoksen jälkeen.
- DKIM/SPF-levittyminen vie aikaa. Odota enintään 2 tuntia ja päivitä sähköpostiasetusten sivu ennen kuin toteat virheen olemassaolon.
- Dynaamiset muuttujat ovat kirjainkokoherkkiä. Käytä niitä täsmälleen pohjaeditorissa näytetyssä muodossa varmistaaksesi, että ne täyttyvät oikein.