Miten tilauslaskutus toimii
Tilauksen elinkaari AgencyHandyssa noudattaa kuutta keskeistä vaihetta.1
Luo tilauspohjainen palvelu
Siirry Palvelut-kohtaan ja napsauta Luo uusi palvelu. Valitse palvelun tyypiksi Tilaus.Määritä:
- Laskutuskierto — Päivittäinen, viikoittainen, kuukausittainen tai vuosittainen
- Uusimiskäyttäytyminen — Luo uusi tilaus, päivitä olemassa oleva tilaus tai pidä muuttumattomana
- Hinnoittelu ja maksutapa — PayPal, Stripe tai manuaalinen
2
Asiakas ostaa tilauksen
Asiakas valitsee tilauspalvelun, siirtyy kassalle ja valitsee maksutavan.AgencyHandy luo automaattisesti:
- Tilauksen tunnuksen
- Tilauksen
- Laskun
3
Automatisoitu toistuva laskutus
Jokaisena uusimispäivänä AgencyHandy käsittelee maksun automaattisesti (PayPal/Stripe) ja luo seuraavan laskun.Jos maksu onnistuu, lasku merkitään Maksetuksi. Jos se epäonnistuu:
- Lasku pysyy Avoimena
- Asiakas saa Epäonnistuneen maksun ilmoituksen
- Toimisto saa hälytyksen uudelleenyritystä tai päivitettyjen maksutietojen pyytämistä varten
4
Hallinnoi aktiivisia tilauksia
Siirry vasemman sivupalkin Tilausten hallinta -kohtaan nähdäksesi kaikki aktiiviset ja ei-aktiiviset tilaukset. Valitse mikä tahansa tilaus nähdäksesi sen täydet tiedot.
5
Käsittele peruutukset
Kun peruutat tilauksen, voit valita:
- Peruuta kokonaan — pysäytä kaikki tuleva laskutus ja tilaukset
- Pidä viimeinen aktiivinen tilaus käynnissä — anna asiakkaan jatkaa palvelun vastaanottamista nykyisen kauden määräaikaan asti
6
Ilmoitukset
Järjestelmä lähettää automaattisesti:
- Uusimismuistutuksia ennen seuraavaa laskutuspäivää
- Maksuvahvistuksia onnistuneiden veloitusten jälkeen
- Epäonnistuneen maksun hälytyksiä sekä asiakkaalle että toimiston admineille
Tilauksen tietosivü
Tilauksen tietosivu antaa sinulle täydellisen kuvan mistä tahansa yksittäisestä tilauksesta — palvelusta ja paketista aina jokaiseen laskuun ja tapahtumalogimerkintään.Pääsy
- Siirry vasemman sivupalkin Tilaukset-kohtaan
- Napsauta mitä tahansa tilausta luettelosta avataksesi sen tietosivun
Mitä voit nähdä
- Tilauksen tiedot
- Maksutiedot
- Tilaushistoria
- Laskuhistoria
- Tapahtumalogit
- Palvelun nimi ja paketin nimi
- Asiakkaan nimi
- Laskutuskierto (esim. kuukausittainen, vuosittainen)
- Aloituspäivä ja päättymispäivä
- Tilauksen tila (aktiivinen tai ei-aktiivinen)
Yhdellä tilauksella voi olla useita linkitettyjä tilauksia ja laskuja. Tilauksiin sidotut laskut päivittyvät dynaamisesti, kun maksuja vastaanotetaan.
Paketin vaihtaminen
Change plan -toiminnolla siirrät aktiivisen tilauksen toiseen pakettiin, toiseen määrään tai toiseen hintaan. Paketin vaihto on käytettävissä vain Stripe-tilauksille.1
Avaa valintaikkuna
Avaa tilauksen tietosivu ja napsauta Change plan.
2
Valitse uusi paketti
Valitse paketti kohdassa New package ja aseta Quantity. Paketit on ryhmitelty palveluittain, ja nykyinen paketti on merkitty tekstillä (current).
3
Valitse, milloin muutos tulee voimaan
Valitse kohdassa When should it take effect?:
- Immediately – korotuksessa veloitetaan heti suhteutettu erotus nykyisen jakson loppuun asti. Alennus ei maksa mitään eikä siitä anneta hyvitystä.
- At the next renewal – nyt ei veloiteta mitään. Uusi hinta tulee voimaan seuraavana laskutuspäivänä.
4
Tarkista yhteenveto ja ota muutos käyttöön
Tarkista Summary ja napsauta sitten Change plan now tai Schedule change.
Vaihto toiseen palveluun
Voit siirtää tilauksen saman työtilan toisen palvelun pakettiin. Toisen palvelun paketin valuutan ja laskutusjakson on oltava samat kuin nykyisessä tilauksessa. Sopimattomat paketit näytetään, mutta niitä ei voi valita. Kun valitset paketin toisesta palvelusta, valintaikkunassa näkyy Tämä tilaus siirtyy palveluun ja palvelun nimi.
- Kestotilaus ja sen tulevat tilaukset kuuluvat uudelle palvelulle.
- Olemassa olevat tehtävät säilyvät ennallaan. Uuden palvelun oletustehtäviä ei lisätä.
Mukautetun hinnan asettaminen
Valitse Mukautettu hinta, jos haluat laskuttaa oman yksikköhinnan paketin hinnan sijaan. Voit antaa enintään 2 desimaalia tai kokonaislukuja valuutoille, joissa ei ole desimaaleja, kuten JPY.
Rajoitukset
- Paketin vaihto toimii vain Stripe-tilauksille.
- Laskutusjakson vaihtamista ei tueta. Et voi esimerkiksi siirtää kuukausitilausta vuosipakettiin.
- Tilauksessa on yksi paketti. Jos haluat laskuttaa useita kohteita yhdellä tilauksella, käytä palvelujen lisäosia.
Wise-tuki manuaalisille tilauslaskuille
Jos kerää kansainvälisiä maksuja, voit upottaa Wise-maksulinkin suoraan tilauslaskuihin. Tämä antaa asiakkaille kätevän tavan maksaa ilman manuaalisen pankkisiirron järjestämistä.Vaatimukset
- Aktiivinen AgencyHandy-tili
- Aktiivinen Wise-tili, jolla on luotu kelvollinen maksulinkki
Vaiheet Wise-linkin lisäämiseksi laskuun
1
Avaa Laskut-osio
Napsauta vasemmassa sivupalkissa Laskut ja sitten + Luo lasku.
2
Valitse asiakas ja tilaus
Valitse asiakas pudotusvalikosta. Kaikki liittyvät tilausten tunnukset näkyvät. Valitse asiaankuuluva tilauksen tunnus ja syötä summa ja laskutettavat kohteet.
3
Sovella alennuksia ja veroja
Lisää sovellettava alennusprosentti, alennussumma, maksettu summa, eräsumma ja ALV/vero-tiedot. Sisällytä laskutusosoite ja muistiinpanot tarpeen mukaan.
4
Lisää Wise-maksulinkki
Valitse Maksutapa-osiossa Wise maksuvaihtoehdoksi. Liitä Wise-maksulinkkisi annettuun kenttään.
5
Tallenna lasku
Napsauta Tallenna viimeistelläksesi laskun. Wise-maksulinkki näkyy laskussa, jotta asiakas voi maksaa suoraan.
Tärkeitä huomioita tilauslaskutuksesta
Kuka voi peruuttaa tilauksia?
Kuka voi peruuttaa tilauksia?
Vain Super Adminit ja Adminit voivat peruuttaa tilauksia. Asiakkaat eivät voi peruuttaa omia tilauksiaan — heidän on pyydettävä peruutusta toimiston kautta.
Tilausten tunnukset ovat pysyviä
Tilausten tunnukset ovat pysyviä
Kun tilaus on luotu, sen tilauksen tunnusta ei voi muokata. Tämä varmistaa johdonmukaisen seurannan koko tilauksen elinkaaren ajan.
Epäonnistuneet maksut ja tilausten luominen
Epäonnistuneet maksut ja tilausten luominen
Kun maksu epäonnistuu, lasku pysyy Avoimena ja epäonnistuneelle kaudelle luodaan uusi tilaus. Tilauksen tila pysyy Aktiivisena, kunnes admin yrittää maksua uudelleen manuaalisesti tai peruuttaa tilauksen.
Manuaalisen maksun tilaukset
Manuaalisen maksun tilaukset
Jos asiakas maksaa Stripen tai PayPalin ulkopuolella (esim. pankkisiirrolla), adminin on merkittävä lasku manuaalisesti Maksetuksi AgencyHandyssa. Järjestelmä ei tee tätä automaattisesti manuaalisten maksujen osalta.
Maksamattomat itsekassayritykset
Maksamattomat itsekassayritykset
Jos asiakas aloittaa tilauksen kassalle siirtymisen mutta ei suorita maksua, hän jää järjestelmään liidiksi kunnes onnistuneesti tilaa.
Laskujen eräpäivät
Laskujen eräpäivät
Tilauslaskujen eräpäivät asetetaan automaattisesti määrittämäsi laskutuskierron perusteella (esim. kuukausittaiset laskut erääntyvät kuukausi aloituspäivän jälkeen).