Siirry pääsisältöön
AgencyHandyn tilauslaskutusjärjestelmä antaa sinulle mahdollisuuden automatisoida koko toistuvan tuoton työnkulun. Kun asiakas tilaa palvelun, alusta luo tilauksen tunnuksen, luo tilauksia ja antaa laskut automaattisesti jokaisella laskutuskierroksella — olipa se päivittäinen, viikoittainen, kuukausittainen tai vuosittainen. Pysyt hallinnassa: voit tarkastella tilauksen tietoja, seurata maksurhistoriaa, käsitellä epäonnistuneita maksuja ja peruuttaa tilauksia tarvittaessa, kaikki AgencyHandyn sisällä.

​
Miten tilauslaskutus toimii

Tilauksen elinkaari AgencyHandyssa noudattaa kuutta keskeistä vaihetta.
1

Luo tilauspohjainen palvelu

Siirry Palvelut-kohtaan ja napsauta Luo uusi palvelu. Valitse palvelun tyypiksi Tilaus.Määritä:
  • Laskutuskierto — Päivittäinen, viikoittainen, kuukausittainen tai vuosittainen
  • Uusimiskäyttäytyminen — Luo uusi tilaus, päivitä olemassa oleva tilaus tai pidä muuttumattomana
  • Hinnoittelu ja maksutapa — PayPal, Stripe tai manuaalinen
Napsauta Julkaise tehdäksesi palvelun saataville.
2

Asiakas ostaa tilauksen

Asiakas valitsee tilauspalvelun, siirtyy kassalle ja valitsee maksutavan.AgencyHandy luo automaattisesti:
  • Tilauksen tunnuksen
  • Tilauksen
  • Laskun
PayPal- tai Stripe-maksuissa lasku merkitään Maksetuksi välittömästi. Manuaalisessa maksussa lasku pysyy Avoimena, kunnes toimisto vahvistaa vastaanottamisen.
3

Automatisoitu toistuva laskutus

Jokaisena uusimispäivänä AgencyHandy käsittelee maksun automaattisesti (PayPal/Stripe) ja luo seuraavan laskun.Jos maksu onnistuu, lasku merkitään Maksetuksi. Jos se epäonnistuu:
  • Lasku pysyy Avoimena
  • Asiakas saa Epäonnistuneen maksun ilmoituksen
  • Toimisto saa hälytyksen uudelleenyritystä tai päivitettyjen maksutietojen pyytämistä varten
4

Hallinnoi aktiivisia tilauksia

Siirry vasemman sivupalkin Tilausten hallinta -kohtaan nähdäksesi kaikki aktiiviset ja ei-aktiiviset tilaukset. Valitse mikä tahansa tilaus nähdäksesi sen täydet tiedot.
5

Käsittele peruutukset

Kun peruutat tilauksen, voit valita:
  • Peruuta kokonaan — pysäytä kaikki tuleva laskutus ja tilaukset
  • Pidä viimeinen aktiivinen tilaus käynnissä — anna asiakkaan jatkaa palvelun vastaanottamista nykyisen kauden määräaikaan asti
Poistaaksesi palvelun kokonaan, kaikki kyseisen palvelun aktiiviset tilaukset on peruutettava ensin.
6

Ilmoitukset

Järjestelmä lähettää automaattisesti:
  • Uusimismuistutuksia ennen seuraavaa laskutuspäivää
  • Maksuvahvistuksia onnistuneiden veloitusten jälkeen
  • Epäonnistuneen maksun hälytyksiä sekä asiakkaalle että toimiston admineille

​
Tilauksen tietosivü

Tilauksen tietosivu antaa sinulle täydellisen kuvan mistä tahansa yksittäisestä tilauksesta — palvelusta ja paketista aina jokaiseen laskuun ja tapahtumalogimerkintään.

​
Pääsy

  1. Siirry vasemman sivupalkin Tilaukset-kohtaan
  2. Napsauta mitä tahansa tilausta luettelosta avataksesi sen tietosivun

​
Mitä voit nähdä

  • Palvelun nimi ja paketin nimi
  • Asiakkaan nimi
  • Laskutuskierto (esim. kuukausittainen, vuosittainen)
  • Aloituspäivä ja päättymispäivä
  • Tilauksen tila (aktiivinen tai ei-aktiivinen)
Yhdellä tilauksella voi olla useita linkitettyjä tilauksia ja laskuja. Tilauksiin sidotut laskut päivittyvät dynaamisesti, kun maksuja vastaanotetaan.

​
Wise-tuki manuaalisille tilauslaskuille

Jos kerää kansainvälisiä maksuja, voit upottaa Wise-maksulinkin suoraan tilauslaskuihin. Tämä antaa asiakkaille kätevän tavan maksaa ilman manuaalisen pankkisiirron järjestämistä.

​
Vaatimukset

  • Aktiivinen AgencyHandy-tili
  • Aktiivinen Wise-tili, jolla on luotu kelvollinen maksulinkki

​
Vaiheet Wise-linkin lisäämiseksi laskuun

1

Avaa Laskut-osio

Napsauta vasemmassa sivupalkissa Laskut ja sitten + Luo lasku.
2

Valitse asiakas ja tilaus

Valitse asiakas pudotusvalikosta. Kaikki liittyvät tilausten tunnukset näkyvät. Valitse asiaankuuluva tilauksen tunnus ja syötä summa ja laskutettavat kohteet.
3

Sovella alennuksia ja veroja

Lisää sovellettava alennusprosentti, alennussumma, maksettu summa, eräsumma ja ALV/vero-tiedot. Sisällytä laskutusosoite ja muistiinpanot tarpeen mukaan.
4

Lisää Wise-maksulinkki

Valitse Maksutapa-osiossa Wise maksuvaihtoehdoksi. Liitä Wise-maksulinkkisi annettuun kenttään.
5

Tallenna lasku

Napsauta Tallenna viimeistelläksesi laskun. Wise-maksulinkki näkyy laskussa, jotta asiakas voi maksaa suoraan.
Tarkista aina Wise-maksulinkkisi ja laskun kokonaissummat ennen tallentamista. Varmista, että tilauksen tiedot, alennukset ja verotiedot ovat tarkkoja laskutusvirheiden välttämiseksi.

​
Tärkeitä huomioita tilauslaskutuksesta

Vain Super Adminit ja Adminit voivat peruuttaa tilauksia. Asiakkaat eivät voi peruuttaa omia tilauksiaan — heidän on pyydettävä peruutusta toimiston kautta.
Kun tilaus on luotu, sen tilauksen tunnusta ei voi muokata. Tämä varmistaa johdonmukaisen seurannan koko tilauksen elinkaaren ajan.
Kun maksu epäonnistuu, lasku pysyy Avoimena ja epäonnistuneelle kaudelle luodaan uusi tilaus. Tilauksen tila pysyy Aktiivisena, kunnes admin yrittää maksua uudelleen manuaalisesti tai peruuttaa tilauksen.
Jos asiakas maksaa Stripen tai PayPalin ulkopuolella (esim. pankkisiirrolla), adminin on merkittävä lasku manuaalisesti Maksetuksi AgencyHandyssa. Järjestelmä ei tee tätä automaattisesti manuaalisten maksujen osalta.
Jos asiakas aloittaa tilauksen kassalle siirtymisen mutta ei suorita maksua, hän jää järjestelmään liidiksi kunnes onnistuneesti tilaa.
Tilauslaskujen eräpäivät asetetaan automaattisesti määrittämäsi laskutuskierron perusteella (esim. kuukausittaiset laskut erääntyvät kuukausi aloituspäivän jälkeen).