Tilaukset ovat AgencyHandyn toiminnallinen selkäranka. Tilaus edustaa asiakkaan pyyntöä palvelulle tai tuotteelle, ja se toimii keskeisenä työtilana, jossa tiimisi seuraa edistymistä, hallinnoi tehtäviä, vaihtaa palautetta ja toimittaa tuloksia. Oli kyse asiakkaan tilauksesta julkaistun palvelukatalogin kautta tai tiimisi manuaalisesti luomasta tilauksesta, jokainen tilaus noudattaa samaa jäsenneltyä elinkaarta, joka pitää toimistosi järjestettynä ja asiakkaasi informoituna.
Mitä tilaus sisältää
Jokainen tilaus esittää keskeistä tietoa yhdellä silmäyksellä ja antaa tiimin jäsenille yhden paikan työn koordinoimiseen:
| Kenttä | Kuvaus |
|---|
| Tilauksen tunnus | Automaattisesti luotu yksilöllinen tunniste jokaiselle tilaukselle |
| Asiakas | Asiakas, jolle tilaus kuuluu |
| Palvelu | Toimitettava palvelu |
| Projektipäällikkö (PM) | Toimituksesta vastaava tiimin jäsen (valinnainen) |
| Budjetti | Tilauksen sovittu hinta |
| Aloituspäivä | Milloin työ alkaa |
| Eräpäivä | Tilauksen valmistumisen määräaika |
| Tilauksen briiffi | Asiakkaan ohjeet, muistiinpanot ja liitetyt viitetiedostot |
| Tehtävät | Tiimin jäsenille osoitetut yksittäiset työtoimeksiannot |
| Keskustelut | Toimiston henkilöstön ja asiakkaiden väliset viestiketjut |
Tilauksen tilat
Jokainen tilaus etenee kiinteän tilajoukkon läpi. Et voi lisätä tai nimetä näitä tiloja uudelleen.
Vain pääylläpitäjät, ylläpitäjät ja projektipäälliköt voivat muuttaa tilauksen tilaa.
| Tila | Mitä se tarkoittaa |
|---|
| Odottaa | Tilaus on luotu ja odottaa työn aloittamista |
| Käynnissä | Aktiivinen työ on käynnissä |
| Arvioitavana | Toimitukset on lähetetty ja odottavat asiakkaan tai sisäistä arviointia |
| Valmis | Tilaus on toimitettu täysin ja hyväksytty |
| Peruutettu | Tilaus on peruutettu eikä ole enää aktiivinen |
Roolipohjainen käyttöoikeus
AgencyHandyn eri rooleilla on eri valtuudet tilausten sisällä:
| Rooli | Voi luoda tilauksia | Voi muokata tilauksia | Voi poistaa tilauksia | Voi muuttaa tilaa | Voi lisätä tehtäviä | Voi lisätä tiimin jäseniä |
|---|
| Pääylläpitäjä | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Ylläpitäjä | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Projektipäällikkö (PM) | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Työntekijä | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Asiakas | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ (vain pyyntö) | ❌ |
Asiakkaat voivat lähettää palautetta ja osallistua tilausten keskusteluihin. Tilaukselle osoitetut työntekijät voivat tarkastella ja työskennellä tehtävien parissa, mutta eivät voi hallita itse tilausta.
Mitä voit tehdä tilauksilla
AgencyHandy tarjoaa täydellisen työkalupakin tilaustenhallintaan koko niiden elinkaaren ajan:
- Luo tilauksia asiakkaille — joko julkaistuista palveluista tai manuaalisesti vielä kehitysvaiheessa oleville palveluille
- Hyväksy ja hylkää asiakkaiden lähettämät tilaukset, mahdollisuudella antaa syy hylkäämiselle
- Tarkastele tilauksen tietoja, mukaan lukien edistyminen, osoitetut tiimin jäsenet, aloitus- ja eräpäivät, budjetti ja briiffi
- Lajittele, suodata ja etsi kaikista tilauksista tunnuksen, tilan, asiakkaan nimen tai muiden kriteerien perusteella
- Lisää tehtäviä suoraan tilauksen sisälle seuraamaan ja osoittamaan erillisiä työyksiköitä
- Aloita keskusteluja kommunikoidaksesi asiakkaiden ja tiimin jäsenten kanssa kontekstissa
Manuaaliset tilaukset julkaisemattomille palveluille
Et ole rajoittunut luomaan tilauksia vain julkisesti julkaisemillesi palveluille. Pääylläpitäjät ja ylläpitäjät voivat luoda manuaalisia tilauksia julkaisemattomille palveluille — hyödyllistä, kun palvelu on vielä kehitysvaiheessa, tilapäisesti saatavilla tai tarjotaan tietylle asiakkaalle ennen sen virallista lanseerausta.
Kun avaat tilauksen luomislomakkeen, Palvelu-pudotusvalikko näyttää sekä julkaistut että julkaisemattomat palvelut, joten voit valita kumman tahansa sopivan. Kaikki muut tilauksen kentät ja työnkulut toimivat samoin kuin tavallisessa tilauksessa.
Lisäpalvelut manuaalisissa tilauksissa
Manuaalista tilausta rakennettaessa voit sisällyttää lisäpalveluja, jotta asiakkaat voivat saada räätälöityjä paketteja ydinpalvelun lisäksi. Lisäpalvelut on luotava etukäteen ja linkitettävä asiaankuuluvaan palveluun Lomakkeet-osiossa ennen kuin ne näkyvät vaihtoehtona tilauslomakkeessa.
Lisäpalvelujen valinta näkyy manuaalisessa tilauslomakkeessa vain, jos vähintään yksi lisäpalvelu on yhdistetty valittuun palveluun. Jos et näe sitä, varmista, että lisäpalvelusi on asianmukaisesti linkitetty palvelun konfiguraatiossa.
Ilmoitukset
AgencyHandy ilmoittaa automaattisesti oikeille henkilöille, kun tilaukset etenevät:
- Kun PM, ylläpitäjä tai pääylläpitäjä luo tilauksen, kaikki yrityksesi pääylläpitäjät saavat käyttöoikeuden ja asiakas saa luomisilmoituksen.
- Kun tiimin jäsen lisätään tilaukseen, kyseinen jäsen saa ilmoituksen.
- Kun tilauksen sisälle luodaan tehtäviä, asiakas saa ilmoituksen.
