Siirry pääsisältöön
AgencyHandyn tikettitoiminto tarjoaa toimistollesi jäsennellyn tavan käsitellä asiakaskyselyjä, ongelmia ja pyyntöjä. Sen sijaan että kysymykset katoaisivat sähköpostiviesteihin tai chat-ketjuihin, jokainen tukipyyntö elää tiketissä, jolla on aihe, prioriteetti, vastuuhenkilö ja tila — kaikki haettavissa ja seurattavissa yhdestä kojelaudasta. Sekä tiimisi että asiakkaasi voivat luoda tikettejä, ja jokaisen tiketin koko historia säilytetään, joten mikään ei jää huomaamatta.

​
Tikettien kojelaudalle siirtyminen

Napsauta vasemmassa sivupalkissa Tiketit avataksesi tikettien kojelaudan. Sieltä voit:
  • Luoda, muokata ja poistaa tikettejä
  • Etsiä tikettejä aiheen, asiakkaan nimen tai tilausnumeron perusteella
  • Tarkastella tiketin tilaa ja prioriteettia yhdellä silmäyksellä
  • Seurata kaikkia avoimia, pidossa olevia ja suljettuja tikettejä koko toimistossa

​
Mitä tiketit tekevät

Tukipyyntöjen hallinta

Asiakkaat ja toimiston tiimin jäsenet voivat lähettää kysymyksiä, ongelmia tai pyyntöjä tikettijärjestelmän kautta. Jokainen lähetys kirjataan ja seurataan.

Ongelmanratkaisun seuranta

Määritä tiketit tiimin jäsenille, aseta prioriteetit ja päivitä tilat työn edistyessä kohti ratkaisua. Kaikki pysyvät ajan tasalla.

Viestintähistoria

Jokaisesta tiketistä säilytetään täydellinen historia toimista, päivityksistä ja vuorovaikutuksista. Tarkastele aiempia viestintöjä milloin tahansa kontekstin tai auditointitarkoitusten vuoksi.

​
Tiketin luominen

Sekä toimiston tiimin jäsenet että asiakkaat voivat luoda tikettejä. Luontiprosessi on sama molemmille. Kuka voi luoda tikettejä: Pääkäyttäjä, ylläpitäjä, projektipäällikkö ja asiakas.
1

Avaa tikettien kojelauta

Napsauta vasemmassa sivupalkissa Tiketit.
2

Napsauta + Luo tiketti

Napsauta + Luo tiketti -painiketta. Lomake tulee näkyviin.
3

Valitse asiakas

Valitse asiakkaan nimi pudotusvalikosta. Tämä yhdistää tiketin oikeaan asiakasprofiiliin.
4

Linkitä tilaukseen (valinnainen)

Syötä tilausnumero liittääksesi tiketin tiettyyn tilaukseen. Tämä on hyödyllistä laskutukseen tai projektiin liittyvissä ongelmissa. Voit myös luoda tiketin ilman tilausnumeroa yleisiä kyselyjä varten.
5

Täytä tiketin tiedot

Täytä seuraavat kentät:
6

Napsauta Luo

Napsauta Luo tallentaaksesi tiketin. Se ilmestyy tikettien kojelautaan välittömästi.

​
Tiketin tilat

Tiketit kulkevat kolmen tilan läpi työn edetessä:
Käytä Pidossa-tilaa, kun odotat asiakkaan vastausta tai ulkoista riippuvuutta. Tämä pitää tiketin näkyvillä ilman, että se täyttää aktiivista jonoa.

​
Tiketin muokkaaminen

Toimiston tiimin jäsenet voivat päivittää tiketin tietoja milloin tahansa uusien tietojen, prioriteettimuutosten tai ratkaisupäivitysten heijastamiseksi. Kuka voi muokata tikettejä: Pääkäyttäjä, ylläpitäjä ja projektipäällikkö. Asiakkaat voivat luoda tikettejä, mutta eivät voi muokata niitä.
Ainoastaan toimiston puolelta luotuja tikettejä voidaan muokata. Asiakkaiden lähettämiä tikettejä asiakkaat eivät voi muokata lähetyksen jälkeen.
1

Avaa tikettien kojelauta

Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Tiketit.
2

Valitse muokattava tiketti

Valitse muokattavan tiketin vieressä oleva valintaruutu. Muokkaa tiketti -painike aktivoituu.
3

Napsauta Muokkaa tiketti

Napsauta Muokkaa tiketti -painiketta. Tikettilomake avautuu kaikkien olemassa olevien tietojen kanssa esitäytettynä.
4

Tee muutoksesi

Päivitä kentät, joita pitää muuttaa — kuvaus, prioriteetti, vastuuhenkilö, tila tai muut tiedot.
5

Tallenna

Napsauta Tallenna muutosten soveltamiseksi. Tiketti päivittyy kojelaudalla välittömästi.
6

Ilmoita päivityksistä

Jos muutos on merkittävä — kuten prioriteetin nostaminen tai vastuuhenkilön vaihto — ilmoita asiasta asianomaisille tiimin jäsenille, jotta he voivat reagoida asianmukaisesti.

​
Tiketin poistaminen

Poista vanhentuneet tai tarpeettomat tiketit pitääksesi kojelaudan siistinä ja relevanttina. Kuka voi poistaa tikettejä: Pääkäyttäjä, ylläpitäjä ja projektipäällikkö.
1

Valitse tiketti

Tikettien kojelaudalla valitse poistettavan tiketin vieressä oleva valintaruutu. Poista-painike aktivoituu.
2

Napsauta Poista

Napsauta Poista. Vahvistusikkuna tulee näkyviin.
3

Vahvista poisto

Vahvista päätöksesi ikkunassa. Tiketti poistetaan pysyvästi järjestelmästä.
4

Tarkista poisto

Tarkista tikettilista tai etsi tiketti aiheen tai tilausnumeron perusteella varmistaaksesi, ettei sitä enää ole.
Tiketin poistaminen on pysyvää eikä sitä voi kumota. Ennen poistamista varmista, että tiketin kaikki tärkeät viestit tai ratkaisumerkinnät on dokumentoitu muualle.

​
Tikettien hakeminen ja suodattaminen

Käytä tikettien kojelaudan yläosassa olevaa hakupalkkia löytääksesi tiketit nopeasti. Voit hakea:
  • Aiheen perusteella — tiketin otsikko
  • Asiakkaan nimen perusteella — kaikki tietyn asiakkaan tiketit
  • Tilausnumeron perusteella — kaikki tiettyyn tilaukseen liittyvät tiketit

​
Parhaat käytännöt tikettien käyttöön

Sovi tiimisi kanssa prioriteettiasteikosta ennen tikettien luomisen aloittamista. Jos “Korkea” tarkoittaa eri asioita eri ihmisille, eskalaatiotyönkulut hajoavat. Käytä Korkeinta vain ongelmiin, jotka estävät asiakastoimitusten suorittamisen.
Tiketin yhdistäminen tilausnumeroon helpottaa huomattavasti sen seuraamista, mikä asiasongelma vaikuttaa mihinkin projektiin. Tästä on myös apua, kun tarkastellaan tiettyyn tilaukseen liittyviä aiempia tikettejä.
Kun ongelma on ratkaistu, vaihda tila Suljettu heti. Tikettien jättäminen auki ratkaisun jälkeen turvottaa aktiivista jonoa ja vaikeuttaa todellisen käynnissä olevan työn havaitsemista.
Kun odotat asiakkaalta tai kolmannelta osapuolelta vastausta, aseta tiketti Pidossa-tilaan sen sijaan, että jätät sen Avoimeksi. Tämä antaa tiimillesi selkeän signaalin siitä, ettei toimenpiteitä tarvita ennen vastauksen saapumista.