Tikettien kojelaudalle siirtyminen
Napsauta vasemmassa sivupalkissa Tiketit avataksesi tikettien kojelaudan. Sieltä voit:- Luoda, muokata ja poistaa tikettejä
- Etsiä tikettejä aiheen, asiakkaan nimen tai tilausnumeron perusteella
- Tarkastella tiketin tilaa ja prioriteettia yhdellä silmäyksellä
- Seurata kaikkia avoimia, pidossa olevia ja suljettuja tikettejä koko toimistossa
Mitä tiketit tekevät
Tukipyyntöjen hallinta
Asiakkaat ja toimiston tiimin jäsenet voivat lähettää kysymyksiä, ongelmia tai pyyntöjä tikettijärjestelmän kautta. Jokainen lähetys kirjataan ja seurataan.
Ongelmanratkaisun seuranta
Määritä tiketit tiimin jäsenille, aseta prioriteetit ja päivitä tilat työn edistyessä kohti ratkaisua. Kaikki pysyvät ajan tasalla.
Viestintähistoria
Jokaisesta tiketistä säilytetään täydellinen historia toimista, päivityksistä ja vuorovaikutuksista. Tarkastele aiempia viestintöjä milloin tahansa kontekstin tai auditointitarkoitusten vuoksi.
Tiketin luominen
Sekä toimiston tiimin jäsenet että asiakkaat voivat luoda tikettejä. Luontiprosessi on sama molemmille. Kuka voi luoda tikettejä: Pääkäyttäjä, ylläpitäjä, projektipäällikkö ja asiakas.Valitse asiakas
Valitse asiakkaan nimi pudotusvalikosta. Tämä yhdistää tiketin oikeaan asiakasprofiiliin.
Linkitä tilaukseen (valinnainen)
Syötä tilausnumero liittääksesi tiketin tiettyyn tilaukseen. Tämä on hyödyllistä laskutukseen tai projektiin liittyvissä ongelmissa. Voit myös luoda tiketin ilman tilausnumeroa yleisiä kyselyjä varten.
Täytä tiketin tiedot
Täytä seuraavat kentät:
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Aihe | Lyhyt, kuvaava otsikko tiketille |
| Kuvaus | Yksityiskohtainen selitys ongelmasta tai pyynnöstä |
| Vastuuhenkilö | Tiimin jäsen, joka vastaa tiketin ratkaisemisesta |
| Prioriteetti | Kiireellisyystaso: Korkein, Korkea, Normaali, Matala tai Matalin |
| Luontipäivä | Päivä, jolloin tiketti luotiin (tallennetaan automaattisesti) |
| Tila | Nykyinen tila: Avoin, Pidossa tai Suljettu |
Tiketin tilat
Tiketit kulkevat kolmen tilan läpi työn edetessä:| Tila | Merkitys |
|---|---|
| Avoin | Tiketti on lähetetty ja sitä käsitellään aktiivisesti |
| Pidossa | Tikettiin liittyvä työ on väliaikaisesti pysähdyksissä, yleensä odottaen lisätietoja |
| Suljettu | Ongelma on ratkaistu ja tiketti on arkistoitu viittausta varten |
Tiketin muokkaaminen
Toimiston tiimin jäsenet voivat päivittää tiketin tietoja milloin tahansa uusien tietojen, prioriteettimuutosten tai ratkaisupäivitysten heijastamiseksi. Kuka voi muokata tikettejä: Pääkäyttäjä, ylläpitäjä ja projektipäällikkö. Asiakkaat voivat luoda tikettejä, mutta eivät voi muokata niitä.Ainoastaan toimiston puolelta luotuja tikettejä voidaan muokata. Asiakkaiden lähettämiä tikettejä asiakkaat eivät voi muokata lähetyksen jälkeen.
Valitse muokattava tiketti
Valitse muokattavan tiketin vieressä oleva valintaruutu. Muokkaa tiketti -painike aktivoituu.
Napsauta Muokkaa tiketti
Napsauta Muokkaa tiketti -painiketta. Tikettilomake avautuu kaikkien olemassa olevien tietojen kanssa esitäytettynä.
Tee muutoksesi
Päivitä kentät, joita pitää muuttaa — kuvaus, prioriteetti, vastuuhenkilö, tila tai muut tiedot.
Tiketin poistaminen
Poista vanhentuneet tai tarpeettomat tiketit pitääksesi kojelaudan siistinä ja relevanttina. Kuka voi poistaa tikettejä: Pääkäyttäjä, ylläpitäjä ja projektipäällikkö.Valitse tiketti
Tikettien kojelaudalla valitse poistettavan tiketin vieressä oleva valintaruutu. Poista-painike aktivoituu.
Tikettien hakeminen ja suodattaminen
Käytä tikettien kojelaudan yläosassa olevaa hakupalkkia löytääksesi tiketit nopeasti. Voit hakea:- Aiheen perusteella — tiketin otsikko
- Asiakkaan nimen perusteella — kaikki tietyn asiakkaan tiketit
- Tilausnumeron perusteella — kaikki tiettyyn tilaukseen liittyvät tiketit
Parhaat käytännöt tikettien käyttöön
Aseta prioriteettitasot johdonmukaisesti
Aseta prioriteettitasot johdonmukaisesti
Sovi tiimisi kanssa prioriteettiasteikosta ennen tikettien luomisen aloittamista. Jos “Korkea” tarkoittaa eri asioita eri ihmisille, eskalaatiotyönkulut hajoavat. Käytä Korkeinta vain ongelmiin, jotka estävät asiakastoimitusten suorittamisen.
Linkitä tiketit tilauksiin aina kun mahdollista
Linkitä tiketit tilauksiin aina kun mahdollista
Tiketin yhdistäminen tilausnumeroon helpottaa huomattavasti sen seuraamista, mikä asiasongelma vaikuttaa mihinkin projektiin. Tästä on myös apua, kun tarkastellaan tiettyyn tilaukseen liittyviä aiempia tikettejä.
Sulje tiketit nopeasti ratkaisun jälkeen
Sulje tiketit nopeasti ratkaisun jälkeen
Kun ongelma on ratkaistu, vaihda tila Suljettu heti. Tikettien jättäminen auki ratkaisun jälkeen turvottaa aktiivista jonoa ja vaikeuttaa todellisen käynnissä olevan työn havaitsemista.
Käytä Pidossa-tilaa odotusaikoina
Käytä Pidossa-tilaa odotusaikoina
Kun odotat asiakkaalta tai kolmannelta osapuolelta vastausta, aseta tiketti Pidossa-tilaan sen sijaan, että jätät sen Avoimeksi. Tämä antaa tiimillesi selkeän signaalin siitä, ettei toimenpiteitä tarvita ennen vastauksen saapumista.