Por que os formulários de intake são importantes
Sem um processo de intake estruturado, detalhes importantes ficam enterrados em cadeias de e-mail ou simplesmente nunca são recolhidos. Um formulário de intake:- Padroniza o briefing — cada projeto começa com o mesmo nível de qualidade de informação.
- Reduz as trocas de mensagens — obtém o que precisa antecipadamente, para que o trabalho possa começar imediatamente.
- Define expectativas — os clientes refletem sobre os seus requisitos antes do início do projeto, levando a um âmbito mais claro e menos ciclos de revisão.
- Fica dentro da encomenda — todas as respostas são armazenadas na encomenda no AgencyHandy, para que a sua equipa saiba sempre onde procurar.
Duas formas de criar um formulário de intake
Pode construir um formulário de intake durante a configuração de um serviço, ou de forma independente a partir da secção Formulários e depois associá-lo posteriormente.- A partir de um serviço
- A partir da secção Formulários
Esta é a rota mais direta quando está a configurar um novo serviço e pretende ter o formulário de intake pronto desde o primeiro dia.
Aceder às definições do Formulário de Intake
Dentro das definições do serviço, localize o separador ou secção Formulário de Intake (por vezes denominado Requisitos).
Adicionar os seus campos
Clique em Adicionar Campo e escolha o tipo de campo mais adequado para a informação que necessita. Consulte a referência de tipos de campo abaixo para uma lista completa.
Configurar cada campo
Dê a cada campo uma etiqueta clara e, se útil, adicione texto de placeholder ou instruções de ajuda para orientar a resposta do cliente. Marque o campo como Obrigatório se tiver de ser preenchido antes de o formulário poder ser submetido.
Tipos de campo disponíveis
Campos de texto e resposta longa
Campos de texto e resposta longa
| Tipo de campo | Limite de carateres | Melhor utilizado para |
|---|---|---|
| Resposta Curta | 120 carateres | Nomes de projetos, etiquetas rápidas, respostas de uma linha |
| Parágrafo | 500 carateres | Briefings em aberto, descrições de contexto |
| Texto Formatado | Flexível | Especificações detalhadas que beneficiam de negrito, itálico ou listas |
Campos de escolha
Campos de escolha
| Tipo de campo | Descrição |
|---|---|
| Escolha Múltipla (Caixa de Verificação) | Permite que os clientes selecionem todas as opções aplicáveis — útil para selecionar formatos de entrega, plataformas alvo ou preferências de estilo |
| Seleção (Botão de Opção) | Permite que os clientes escolham exatamente uma opção — ideal para escolhas exclusivas como idioma preferido ou nível de pacote |
Campos de data e ficheiro
Campos de data e ficheiro
| Tipo de campo | Descrição |
|---|---|
| Data | Um seletor de data para prazos, datas de lançamento ou datas de eventos |
| Anexar Ficheiro | Permite que os clientes façam upload de ficheiros de referência, como logótipos, guias de marca ou exemplos de ativos |
| Folha de Cálculo | Para entradas de dados em volume, como listas de palavras-chave, catálogos de produtos ou dados de localização |
Como os clientes preenchem os formulários de intake
Depois de um cliente concluir o checkout numa encomenda que tem um formulário de intake associado, o AgencyHandy apresenta automaticamente o formulário como o próximo passo obrigatório. Eis o que acontece:- O cliente vê um prompt para preencher o formulário de intake da sua nova encomenda.
- Percorre cada campo, fazendo upload dos ficheiros necessários ao longo do processo.
- Assim que todos os campos obrigatórios estiverem preenchidos, clica em Submeter.
- As respostas são guardadas na encomenda no AgencyHandy e a sua equipa é notificada.
Se um cliente ignorar o formulário de intake no checkout, pode regressar ao mesmo em qualquer momento a partir do seu portal de cliente, dentro da encomenda relevante. Também pode verificar se o formulário foi preenchido a partir da página de detalhes da encomenda no seu dashboard.
Dicas para formulários de intake eficazes
- Use texto de ajuda em campos complexos para explicar exatamente que formato ou nível de detalhe necessita.
- Marque campos genuinamente críticos como Obrigatórios, mas evite marcar tudo como obrigatório, pois os clientes podem sentir-se sobrecarregados.
- Teste o formulário você mesmo na perspetiva do cliente antes de o associar a um serviço ativo — submeta uma encomenda de teste e preencha o formulário para verificar o fluxo.
- Atualize os formulários quando o seu processo muda — pode editar um formulário de intake em qualquer momento e a versão atualizada aplicar-se-á a todas as encomendas futuras.