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Antes de a sua equipa poder começar a entregar, precisa de ter o quadro completo: objetivos, prazos, diretrizes de marca, materiais de referência e quaisquer outros detalhes específicos do projeto de cada cliente. Os formulários de intake permitem definir exatamente que informação recolher e associar esse formulário diretamente a um serviço — para que no momento em que um cliente faz uma encomenda, o AgencyHandy o solicite a preenchê-lo. Sem perseguir e-mails, sem briefings incompletos.

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Por que os formulários de intake são importantes

Sem um processo de intake estruturado, detalhes importantes ficam enterrados em cadeias de e-mail ou simplesmente nunca são recolhidos. Um formulário de intake:
  • Padroniza o briefing — cada projeto começa com o mesmo nível de qualidade de informação.
  • Reduz as trocas de mensagens — obtém o que precisa antecipadamente, para que o trabalho possa começar imediatamente.
  • Define expectativas — os clientes refletem sobre os seus requisitos antes do início do projeto, levando a um âmbito mais claro e menos ciclos de revisão.
  • Fica dentro da encomenda — todas as respostas são armazenadas na encomenda no AgencyHandy, para que a sua equipa saiba sempre onde procurar.

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Duas formas de criar um formulário de intake

Pode construir um formulário de intake durante a configuração de um serviço, ou de forma independente a partir da secção Formulários e depois associá-lo posteriormente.
Esta é a rota mais direta quando está a configurar um novo serviço e pretende ter o formulário de intake pronto desde o primeiro dia.
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Abrir ou criar um serviço

Navegue até Serviços e abra um serviço existente ou crie um novo.
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Aceder às definições do Formulário de Intake

Dentro das definições do serviço, localize o separador ou secção Formulário de Intake (por vezes denominado Requisitos).
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Adicionar os seus campos

Clique em Adicionar Campo e escolha o tipo de campo mais adequado para a informação que necessita. Consulte a referência de tipos de campo abaixo para uma lista completa.
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Configurar cada campo

Dê a cada campo uma etiqueta clara e, se útil, adicione texto de placeholder ou instruções de ajuda para orientar a resposta do cliente. Marque o campo como Obrigatório se tiver de ser preenchido antes de o formulário poder ser submetido.
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Pré-visualizar e guardar

Use a opção Pré-visualizar para ver o formulário na perspetiva do cliente e, em seguida, clique em Guardar para associá-lo ao serviço.

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Tipos de campo disponíveis

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Como os clientes preenchem os formulários de intake

Depois de um cliente concluir o checkout numa encomenda que tem um formulário de intake associado, o AgencyHandy apresenta automaticamente o formulário como o próximo passo obrigatório. Eis o que acontece:
  1. O cliente vê um prompt para preencher o formulário de intake da sua nova encomenda.
  2. Percorre cada campo, fazendo upload dos ficheiros necessários ao longo do processo.
  3. Assim que todos os campos obrigatórios estiverem preenchidos, clica em Submeter.
  4. As respostas são guardadas na encomenda no AgencyHandy e a sua equipa é notificada.
Se um cliente ignorar o formulário de intake no checkout, pode regressar ao mesmo em qualquer momento a partir do seu portal de cliente, dentro da encomenda relevante. Também pode verificar se o formulário foi preenchido a partir da página de detalhes da encomenda no seu dashboard.

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Dicas para formulários de intake eficazes

Mantenha o seu formulário de intake focado — pergunte apenas por informação que irá realmente utilizar. Formulários longos reduzem as taxas de preenchimento. Se precisar de muitos detalhes, divida o formulário em secções lógicas com títulos claros.
  • Use texto de ajuda em campos complexos para explicar exatamente que formato ou nível de detalhe necessita.
  • Marque campos genuinamente críticos como Obrigatórios, mas evite marcar tudo como obrigatório, pois os clientes podem sentir-se sobrecarregados.
  • Teste o formulário você mesmo na perspetiva do cliente antes de o associar a um serviço ativo — submeta uma encomenda de teste e preencha o formulário para verificar o fluxo.
  • Atualize os formulários quando o seu processo muda — pode editar um formulário de intake em qualquer momento e a versão atualizada aplicar-se-á a todas as encomendas futuras.