As encomendas são a espinha dorsal operacional do AgencyHandy. Uma encomenda representa o pedido de um cliente por um serviço ou produto, e funciona como o workspace central onde a sua equipa acompanha o progresso, gere tarefas, troca feedback e entrega resultados. Quer um cliente faça uma encomenda através do seu catálogo de serviços publicados ou a sua equipa crie uma manualmente, cada encomenda segue o mesmo ciclo de vida estruturado que mantém a sua agência organizada e os seus clientes informados.
O Que Contém uma Encomenda
Cada encomenda apresenta informações-chave de relance e dá aos membros da equipa um único lugar para coordenar o trabalho:
| Campo | Descrição |
|---|
| ID da Encomenda | Identificador único gerado automaticamente para cada encomenda |
| Cliente | O cliente a quem a encomenda pertence |
| Serviço | O serviço a ser entregue |
| Gestor de Projeto (GP) | O membro da equipa responsável pela entrega (opcional) |
| Orçamento | Preço acordado para a encomenda |
| Data de Início | Quando o trabalho começa |
| Data de Conclusão | Prazo para conclusão da encomenda |
| Resumo da Encomenda | Instruções do cliente, notas e ficheiros de referência anexados |
| Tarefas | Unidades de trabalho discretas atribuídas a membros da equipa |
| Discussões | Conversas em fio entre pessoal da agência e clientes |
Estados das Encomendas
Cada encomenda percorre um conjunto fixo de estados. Não pode adicionar ou renomear estes estados.
Apenas Super Admins, Admins e Gestores de Projeto podem alterar o estado de uma encomenda.
| Estado | O Que Significa |
|---|
| Pendente | A encomenda foi criada e aguarda início do trabalho |
| Em Curso | O trabalho ativo está em progresso |
| Em Revisão | Os entregáveis foram submetidos e aguardam revisão do cliente ou interna |
| Concluída | A encomenda foi totalmente entregue e aceite |
| Cancelada | A encomenda foi cancelada e já não está ativa |
Acesso Baseado em Funções
Diferentes funções no AgencyHandy têm capacidades diferentes dentro das encomendas:
| Função | Pode Criar Encomendas | Pode Editar Encomendas | Pode Eliminar Encomendas | Pode Alterar Estado | Pode Adicionar Tarefas | Pode Adicionar Membros de Equipa |
|---|
| Super Admin | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Admin | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Gestor de Projeto (GP) | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Funcionário | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Cliente | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ (apenas pedido) | ❌ |
Os clientes podem enviar feedback e participar em discussões nas encomendas. Os funcionários atribuídos a uma encomenda podem ver e trabalhar em tarefas mas não podem gerir a encomenda em si.
- Criar encomendas para clientes — a partir de serviços publicados ou manualmente para serviços ainda em desenvolvimento
- Aceitar e rejeitar encomendas submetidas por clientes, com a opção de fornecer um motivo ao rejeitar
- Ver detalhes da encomenda incluindo progresso, membros da equipa atribuídos, datas de início e conclusão, orçamento e resumo
- Ordenar, filtrar e pesquisar em todas as encomendas por ID, estado, nome do cliente ou outros critérios
- Adicionar tarefas diretamente dentro de uma encomenda para acompanhar e atribuir unidades discretas de trabalho
- Iniciar discussões para comunicar com clientes e membros da equipa em contexto
Encomendas Manuais para Serviços Não Publicados
Não está limitado a criar encomendas apenas para serviços que publicou publicamente. Super Admins e Admins podem criar encomendas manuais para serviços não publicados — útil quando um serviço ainda está em desenvolvimento, temporariamente indisponível, ou está a ser oferecido a um cliente específico antes do seu lançamento oficial.
Quando abre o formulário de criação de encomenda, o menu pendente Serviço mostra tanto serviços publicados como não publicados, para que possa selecionar o que se aplica. Todos os outros campos e fluxos de trabalho da encomenda funcionam da mesma forma que uma encomenda standard.
Add-Ons em Encomendas Manuais
Ao construir uma encomenda manual, pode incluir serviços add-on para permitir que os clientes recebam pacotes personalizados além do serviço principal. Os add-ons devem ser criados com antecedência e associados ao serviço relevante na secção Formulários antes de aparecerem como opção no formulário de encomenda.
A seleção de add-on só aparece no formulário de encomenda manual se pelo menos um add-on tiver sido ligado ao serviço selecionado. Se não o vir, verifique se o seu add-on está corretamente associado na configuração do serviço.
Notificações
O AgencyHandy notifica automaticamente as pessoas certas à medida que as encomendas avançam:
- Quando uma encomenda é criada por um GP, Admin ou Super Admin, todos os Super Admins na sua empresa ganham acesso e o cliente recebe uma notificação de criação.
- Quando um membro da equipa é adicionado a uma encomenda, esse membro recebe uma notificação.
- Quando tarefas são criadas dentro de uma encomenda, o cliente recebe uma notificação.
