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O sistema de faturação por subscrição do AgencyHandy permite-lhe automatizar todo o fluxo de receitas recorrentes. Quando um cliente subscreve um serviço, a plataforma cria um ID de Subscrição, gera encomendas e emite faturas automaticamente em cada ciclo de faturação — seja diário, semanal, mensal ou anual. Mantém o controlo: pode ver os detalhes da subscrição, monitorizar o histórico de pagamentos, tratar pagamentos falhados e cancelar subscrições quando necessário, tudo dentro do AgencyHandy.

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Como Funciona a Faturação por Subscrição

O ciclo de vida da subscrição no AgencyHandy segue seis etapas principais.
1

Criar um serviço baseado em subscrição

Navegue para Services e clique em Create New Service. Selecione Subscription como tipo de serviço.Defina:
  • Billing Cycle — Diário, Semanal, Mensal ou Anual
  • Renewal Behavior — Criar Nova Encomenda, Atualizar Encomenda Existente ou Manter Inalterado
  • Pricing & Payment Method — PayPal, Stripe ou Manual
Clique em Publish para disponibilizar o serviço.
2

O cliente adquire a subscrição

O cliente seleciona o serviço de subscrição, avança para o checkout e escolhe um método de pagamento.O AgencyHandy automaticamente:
  • Cria um ID de Subscrição
  • Gera uma Encomenda
  • Emite uma Fatura
Para pagamentos via PayPal ou Stripe, a fatura é marcada como Paid instantaneamente. Para Pagamento Manual, a fatura permanece Open até a agência confirmar a receção.
3

Faturação recorrente automática

Em cada data de renovação, o AgencyHandy processa o pagamento automaticamente (para PayPal/Stripe) e gera a próxima fatura.Se o pagamento for bem-sucedido, a fatura é marcada como Paid. Se falhar:
  • A fatura permanece Open
  • O cliente recebe uma Notificação de Pagamento Falhado
  • A agência recebe um alerta para repetir a tentativa ou solicitar dados de pagamento atualizados
4

Gerir subscrições ativas

Navegue para Subscription Management na barra lateral esquerda para ver todas as subscrições ativas e inativas. Selecione qualquer subscrição para ver os seus detalhes completos.
5

Tratar cancelamentos

Quando cancela uma subscrição, pode escolher:
  • Cancelar completamente — interromper toda a faturação e encomendas futuras
  • Manter a última encomenda ativa em curso — permitir que o cliente continue a receber o serviço até ao prazo do período atual
Para eliminar um serviço completamente, todas as subscrições ativas nesse serviço devem ser canceladas primeiro.
6

Notificações

O sistema envia automaticamente:
  • Lembretes de Renovação antes da próxima data de faturação
  • Confirmações de Pagamento após cobranças bem-sucedidas
  • Alertas de Pagamento Falhado tanto ao cliente como aos admins da agência

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Página de Detalhes da Subscrição

A página de Detalhes da Subscrição dá-lhe uma visão completa de qualquer subscrição individual — desde o serviço e pacote até cada fatura e entrada do registo de eventos.

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Como Aceder

  1. Aceda a Subscriptions na barra lateral esquerda
  2. Clique em qualquer subscrição da lista para abrir a página de detalhes

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O Que Pode Ver

  • Nome do Serviço e Nome do Pacote
  • Nome do Cliente
  • Ciclo de Faturação (ex.: Mensal, Anual)
  • Data de Início e Data de Fim
  • Estado da subscrição (Ativo ou Inativo)
Uma única subscrição pode ter múltiplas encomendas e faturas associadas. As faturas associadas a subscrições atualizam-se dinamicamente quando os pagamentos são recebidos.

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Alterar o plano

Utilize Change plan para passar uma subscrição ativa para outro pacote, outra quantidade ou outro preço. As alterações de plano só estão disponíveis para subscrições Stripe.
1

Abra a caixa de diálogo

Abra a página de detalhes da subscrição e clique em Change plan.
2

Escolha o novo pacote

Em New package, selecione um pacote e defina a Quantity. Os pacotes estão agrupados por serviço e o atual está assinalado como (current).
3

Escolha quando a alteração se aplica

Em When should it take effect?, escolha:
  • Immediately: um upgrade cobra de imediato a diferença proporcional pelo resto do ciclo atual. Um downgrade não cobra nada nem emite qualquer crédito.
  • At the next renewal: nada é cobrado agora. O novo preço começa na próxima data de faturação.
Se o pacote tiver um número fixo de ciclos, escolha também como é contado o Remaining term.
4

Reveja o resumo e aplique

Reveja o Summary e clique em Change plan now ou Schedule change.
Uma alteração agendada aparece como aviso no topo da caixa de diálogo, com o novo pacote, a data e, quando mudam, o serviço e o preço personalizado. Para a anular antes da renovação, clique em Cancel change.

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Mudar para outro serviço

Pode mover uma subscrição para um pacote de outro serviço do mesmo espaço de trabalho. O pacote do outro serviço tem de usar a mesma moeda e o mesmo ciclo de faturação da subscrição atual. Os pacotes que não correspondem são apresentados, mas não podem ser selecionados. Quando escolhe um pacote de outro serviço, a caixa de diálogo mostra Esta assinatura será movida para seguido do nome do serviço. Caixa de diálogo Change plan com os pacotes agrupados por serviço Após a alteração:
  • A subscrição e as suas encomendas futuras passam a pertencer ao novo serviço.
  • As tarefas existentes mantêm-se. As tarefas predefinidas do novo serviço não são adicionadas.

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Definir um preço personalizado

Selecione Preço personalizado para cobrar o seu próprio preço por unidade em vez do preço do pacote. Pode introduzir até 2 casas decimais, ou números inteiros em moedas sem casas decimais, como o JPY. Campo de preço personalizado na caixa de diálogo Change plan A Stripe cobra o preço personalizado. As renovações seguintes mantêm-no até voltar a alterar o plano sem preço personalizado. O Summary mostra o Preço personalizado por unidade e o Serviço. Resumo da alteração de plano com o preço personalizado e o novo serviço

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Limites

  • As alterações de plano só funcionam com subscrições Stripe.
  • Não é possível alterar o ciclo de faturação. Por exemplo, não pode passar uma subscrição mensal para um pacote anual.
  • Uma subscrição contém um único pacote. Para cobrar vários itens na mesma subscrição, utilize os add-ons de serviço.

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Suporte Wise para Faturas de Subscrição Manual

Se recebe pagamentos internacionais, pode incorporar uma ligação de pagamento Wise diretamente nas faturas de subscrição. Isto oferece aos clientes uma forma conveniente de pagar sem necessitarem de configurar uma transferência bancária manualmente.

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Requisitos

  • Uma conta AgencyHandy ativa
  • Uma conta Wise ativa com uma ligação de pagamento válida gerada

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Passos para Adicionar uma Ligação Wise a uma Fatura

1

Abrir a secção de Faturas

Clique em Invoices na barra lateral esquerda e depois em + Create Invoice.
2

Selecionar o cliente e a encomenda

Escolha o cliente na lista suspensa. Todos os IDs de encomenda relacionados aparecerão. Selecione o ID de encomenda relevante e introduza o valor e quaisquer itens a faturar.
3

Aplicar descontos e impostos

Adicione a percentagem de desconto aplicável, valor de desconto, valor pago, valor em dívida e detalhes de IVA/imposto. Inclua morada de faturação e notas conforme necessário.
4

Adicionar a ligação de pagamento Wise

Na secção Payment Method, selecione Wise como opção de pagamento. Cole a sua ligação de pagamento Wise no campo fornecido.
5

Guardar a fatura

Clique em Save para finalizar a fatura. A ligação de pagamento Wise aparecerá na fatura para que o cliente possa pagar diretamente.
Verifique sempre a sua ligação de pagamento Wise e os totais da fatura antes de guardar. Confirme que os detalhes da encomenda, descontos e informações fiscais estão corretos para evitar erros de faturação.

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Notas Importantes sobre Faturação por Subscrição

Apenas Super Admins e Admins podem cancelar subscrições. Os clientes não podem cancelar as suas próprias subscrições — devem solicitar o cancelamento à agência.
Uma vez criada uma subscrição, o seu ID não pode ser editado. Isto garante um acompanhamento consistente ao longo de toda a vida da subscrição.
Quando um pagamento falha, a fatura permanece Open e é criada uma nova encomenda para o período falhado. O estado da subscrição permanece Active até um admin repetir manualmente a tentativa de pagamento ou cancelar a subscrição.
Se um cliente pagar fora do Stripe ou PayPal (ex.: por transferência bancária), o admin deve marcar manualmente a fatura como Paid no AgencyHandy. O sistema não faz isto automaticamente para pagamentos manuais.
Se um cliente iniciar um checkout de subscrição mas não concluir o pagamento, fica registado no sistema como Lead até subscrever com sucesso.
As datas de vencimento para faturas de subscrição são definidas automaticamente com base no ciclo de faturação que configurou (ex.: as faturas mensais vencem um mês após a data de início).