Tem de ser Super Admin, Admin ou Gestor de Projeto para criar faturas. Deve existir pelo menos um cliente no seu espaço de trabalho antes de poder gerar uma fatura.
Definições do Prefixo de Fatura
Antes de começar a criar faturas, considere configurar o prefixo da fatura. O prefixo aparece antes de cada número de fatura e ajuda a identificar as faturas como pertencentes à sua agência.1
Abrir as Definições de Faturas
No Painel de Faturas, clique no botão Settings no canto superior direito.
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Definir o seu prefixo
Navegue até ao campo Invoice Prefix e introduza o prefixo que pretende (por exemplo,
INV- ou as iniciais da sua agência).3
Guardar
Clique em Save para aplicar o prefixo a todas as faturas futuras.
Criar uma Fatura
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Abrir o Painel de Faturas
Clique em Invoices na barra lateral esquerda para abrir o Painel de Faturas.
2
Iniciar uma nova fatura
Clique em + Create Invoice. O formulário de criação de fatura abrirá.
3
Selecionar o cliente
Escolha o nome do cliente na lista suspensa. Este é um campo obrigatório. Todos os IDs de encomenda associados a esse cliente serão preenchidos automaticamente no campo seguinte.Para criar uma Fatura Direta (não associada a uma encomenda), pode deixar o campo ID de Encomenda vazio ou selecionar Independent Email para faturar qualquer endereço de email fora da sua lista de clientes.
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Selecionar o ID de Encomenda
Selecione o ID de encomenda específico para o qual está a faturar. Isto associa a fatura à encomenda correta no sistema. Para faturas diretas, ignore este campo.
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Introduzir a morada de faturação
Preencha o Bill Payment Address:
- País, Estado e Cidade
- Código postal
- Morada (se aplicável)
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Definir os detalhes da encomenda e financeiros
Em Order Details, introduza o seguinte:
Para Faturas Diretas, clique em Add Item para adicionar itens de linha manualmente. Introduza o nome do item, quantidade e preço. Pode adicionar vários itens. Use + Tax Rates para aplicar ou criar taxas de imposto (inclusivas ou exclusivas).
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Adicionar uma nota (opcional)
No campo Note, adicione qualquer contexto adicional para o cliente — por exemplo, instruções de pagamento, referências do projeto ou uma mensagem pessoal.
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Rever o painel de detalhes
O painel Details do lado direito apresenta um resumo em tempo real de:
- Estado da fatura (Rascunho por defeito)
- Nome do cliente, nome da empresa e morada
- Morada de faturação
- Nome do serviço e ID de encomenda
- Data de criação e data de vencimento
- Valor total
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Enviar ao cliente ou guardar como rascunho
- Clique em Send to Client para enviar a fatura por email imediatamente. O estado muda automaticamente de Draft para Open.
- Clique em Save as Draft se quiser finalizá-la mais tarde.
O logótipo e a morada da agência são adicionados automaticamente à fatura pelo sistema — não precisa de os introduzir manualmente em cada fatura.
Transições de Estado das Faturas
Depois de criada, uma fatura segue um fluxo de estados definido. Apenas a agência pode mover uma fatura entre estados.Editar uma Fatura
Pode editar uma fatura apenas enquanto estiver no estado Draft.1
Abrir a fatura
No Painel de Faturas, localize a fatura em rascunho que pretende editar. Clique nela ou marque a caixa de seleção ao lado.
2
Clicar em Edit
Selecione a opção Edit no menu de ações. O formulário da fatura abrirá com todos os detalhes existentes pré-preenchidos.
3
Fazer as suas alterações
Atualize quaisquer campos — detalhes de faturação, descrições de serviços, quantidades, valores ou condições de pagamento.
4
Guardar
Clique em Save para aplicar as suas alterações.
Enviar uma Fatura a um Cliente
Se guardou a fatura como rascunho e pretende enviá-la mais tarde:1
Localizar a fatura
No Painel de Faturas, localize a fatura em rascunho que pretende enviar.
2
Clicar em Send Invoice
Abra a fatura e clique no botão Send Invoice. O AgencyHandy entrega a fatura ao endereço de email do cliente registado.
3
Confirmar a entrega
Verifique a mensagem de confirmação para garantir que a fatura foi enviada com sucesso. O estado da fatura atualiza para Open.
Se uma fatura estiver no estado Draft e atualizar o nome do serviço, o novo nome será refletido na fatura. Assim que o estado mude para Open, Paid, Uncollectable ou Void, o nome do serviço na fatura fica bloqueado e não será atualizado.
Descarregar e Imprimir uma Fatura
Tanto a agência como o cliente podem descarregar uma fatura a qualquer momento.1
Abrir a fatura
Aceda ao Painel de Faturas e selecione a fatura que pretende descarregar.
2
Aceder ao descarregamento/impressão
Clique na opção Download ou Print no menu de ações da fatura.
3
Escolher o formato
Selecione PDF para descarregar ou escolha as definições de impressora para uma cópia física.
4
Guardar ou imprimir
Guarde o ficheiro no seu dispositivo ou envie-o para a impressora. Após a impressão, arquive a fatura ou partilhe-a com as partes interessadas conforme necessário.
Definir Lembretes em Faturas
A funcionalidade de Lembretes de Fatura permite-lhe notificar automaticamente os clientes sobre faturas próximas do vencimento, com vencimento ou em atraso, para que receba o pagamento a tempo sem necessidade de acompanhamento manual.Os lembretes apenas funcionam em faturas com estado Open e com uma data de vencimento definida.
1
Abrir as Definições de Faturas
Clique no botão Settings no canto superior direito do Painel de Faturas.
2
Navegar para as definições de Lembrete
Desloque-se até ao fundo da secção Template no painel esquerdo e clique em Edit para abrir o modal de configuração de lembretes.
3
Escolher um tipo de lembrete
Selecione uma das seguintes opções:
- Sequenced Reminder — cria uma série de lembretes em intervalos que define
- Don’t Send Reminder — desativa os lembretes para as faturas selecionadas
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Configurar os detalhes do lembrete
Para cada lembrete na sequência:
- Escolha o modelo de lembrete (por exemplo, “Upcoming Invoice Payment Reminder”)
- Defina a data do lembrete — por exemplo, 3 dias antes ou depois da data de vencimento
- Especifique se é acionado antes ou depois da data de vencimento
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Adicionar mais lembretes se necessário
Clique em + Add Another Reminder para criar uma sequência completa de lembretes. Clique no botão Delete junto a qualquer lembrete para o remover.
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Aplicar a faturas ativas (opcional)
Marque a caixa de seleção para aplicar estas definições de lembrete às faturas atualmente ativas se quiser que a nova configuração abranja as faturas já no estado Open.
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Guardar
Clique em Update para guardar e ativar o calendário de lembretes.
Faturas Diretas (Sem ID de Encomenda)
Quando precisa de faturar um cliente rapidamente sem criar primeiro uma encomenda, use o fluxo de Fatura Direta.1
Iniciar uma nova fatura
Aceda a Invoices → Create Invoice.
2
Escolher o tipo de destinatário
Selecione Individual ou Company como tipo de destinatário.
3
Selecionar ou introduzir o destinatário
- Escolha um cliente existente na lista suspensa, ou
- Selecione Independent Email para introduzir qualquer endereço de email — mesmo um que não esteja registado como cliente
4
Deixar o campo ID de Encomenda vazio
Ignore o campo ID de Encomenda. O AgencyHandy cria uma fatura autónoma não associada a nenhuma encomenda.
5
Adicionar itens, impostos e descontos
Clique em Add Item para adicionar itens de linha com nomes, quantidades e preços. Aplique taxas de imposto e descontos conforme necessário. O total atualiza automaticamente.
6
Definir morada de faturação e notas
Introduza a morada de faturação e adicione quaisquer notas para o cliente.
7
Enviar ou guardar
Clique em Send Invoice para entregar imediatamente, ou em Save as Draft para rever primeiro.