Requisitos de Função
| Ação | Quem Pode Fazer |
|---|---|
| Criar tarefas | Super Admin, Admin, Gestor de Projeto |
| Editar tarefas | Super Admin, Admin, Gestor de Projeto |
| Eliminar tarefas | Super Admin, Admin, Gestor de Projeto |
| Ver tarefas em revisão / concluídas | Super Admin, Admin, Gestor de Projeto, Cliente |
| Enviar e responder a feedback | Super Admin, Admin, Gestor de Projeto |
| Registar tempo em tarefas | Todos os utilizadores atribuídos (Super Admins e Admins podem registar em nome de outros) |
| Solicitar uma tarefa (cliente) | Cliente |
| Aprovar / rejeitar tarefas solicitadas | Super Admin, Admin |
Os colaboradores atribuídos a uma encomenda podem ver tarefas com estado In Review ou Done. As tarefas com estado In Progress não são visíveis para os colaboradores.
Criar uma Tarefa
Abrir a encomenda
Navegue para Orders na barra lateral esquerda e clique na encomenda onde pretende adicionar uma tarefa.
Adicionar uma nova tarefa
Dentro da encomenda, desloque-se até à secção Tasks e clique em + Add New Task. Aparecerá um formulário de criação de tarefa.
Preencher os detalhes da tarefa
Complete os campos disponíveis:
| Campo | Notas |
|---|---|
| Task Name | Um título claro e conciso para o item de trabalho |
| Description | Contexto detalhado, requisitos ou instruções |
| Assignee | O membro da equipa responsável por concluir a tarefa |
| Label | Etiqueta categórica para organizar tarefas (ex.: Design, Copywriting) |
| Start Date | Quando o trabalho na tarefa começa |
| Due Date | Quando a tarefa deve ser concluída |
| Client Review Required | Caixa de seleção que exige a aprovação do cliente antes de a tarefa ser marcada como Concluída — ativada por defeito |
| Attachments | Ficheiros de referência ou materiais de suporte |
Estados das Tarefas
As tarefas passam pelos seguintes estados:- In Progress — A tarefa está a ser trabalhada (não visível para clientes ou colaboradores)
- In Review — A tarefa foi submetida para revisão; visível para clientes
- Done — A tarefa foi aprovada e concluída
Quando um cliente ou revisor rejeita uma tarefa em estado In Review, o seu estado reverte automaticamente para In Progress.
Modal da Tarefa e Página de Atividade
Clicar em qualquer tarefa abre o Task Modal, uma vista detalhada que serve como centro de atividade da tarefa. A partir daqui pode ver e gerir:- Estado atual, responsável, data de início e data de entrega
- Descrição da tarefa e quaisquer ficheiros anexados
- Todos os threads de feedback e respostas
- Um registo completo de atividade mostrando cada atualização, comentário e alteração de estado na tarefa
Editar uma Tarefa
Para atualizar os detalhes de uma tarefa após ter sido criada, abra o modal da tarefa e modifique os campos relevantes (nome, descrição, responsável, datas, etiqueta ou anexos). Guarde as alterações para aplicar a atualização. Apenas Super Admins, Admins e Gestores de Projeto podem editar tarefas.Eliminar uma Tarefa
Para eliminar uma tarefa, abra-a e utilize a opção de eliminação no menu de ações da tarefa. A eliminação é permanente — todos os registos de tempo e versões de ficheiros associados são removidos juntamente com a tarefa.Registo de Tempo
O AgencyHandy inclui registo de tempo integrado para que a sua equipa possa registar horas diretamente nas tarefas — sem necessidade de ferramentas externas.Iniciar o Temporizador
Iniciar o temporizador
Clique em Start Timer. O temporizador começa a correr e apresenta o nome da tarefa, o tempo decorrido em tempo real e o tempo total registado.
Só pode ter um temporizador ativo de cada vez. Iniciar um novo temporizador pausa automaticamente qualquer um existente.
Entrada de Tempo Manual
Se precisar de registar tempo retroativamente, clique em Manual Time Entry na tarefa e introduza:- Date
- Start Time e End Time (ou uma Duration em horas e minutos)
- Notes (opcional)
Registos de Trabalho
Clique no botão Work Log junto ao temporizador para ver uma análise completa de todas as entradas de tempo na tarefa, incluindo data, horas de início/fim, tempo ativo total e quaisquer notas. Admins e Super Admins podem eliminar qualquer entrada; os utilizadores regulares só podem eliminar as suas próprias.Folhas de Ponto
Navegue para Timesheets na barra lateral esquerda para uma vista transversal de todo o tempo registado em todas as encomendas. Pode filtrar por nome de tarefa, ID de encomenda, responsável ou intervalo de datas (diário, semanal, mensal), e agrupar resultados por membro da equipa, nome de serviço ou nome de tarefa. Também pode iniciar um temporizador ou adicionar uma entrada manual diretamente a partir da vista de Folhas de Ponto.Feedback em Ficheiros
O sistema de feedback em ficheiros do AgencyHandy permite-lhe a si e aos seus clientes deixar comentários visuais e precisos sobre as entregas — diretamente dentro das tarefas. Suporta imagens, PDFs, vídeos e sites em direto, com controlo de versões e discussões encadeadas integradas.Carregar um Ficheiro para Revisão
Abra a tarefa, clique no ícone ➕ na secção Attachments e carregue uma imagem, PDF, vídeo ou cole o URL de um site em direto.Deixar Feedback por Tipo de Ficheiro
Imagens e PDFs Abra o ficheiro e utilize a barra de ferramentas de anotação (Seta, Linha, Retângulo, Realce) para marcar áreas específicas. Selecione uma região, escreva o seu comentário e escolha se pretende partilhá-lo com a sua equipa, o cliente ou ambos. Também pode desfazer ou refazer anotações e alterar as cores das anotações. Vídeos Abra o vídeo e pause-o no fotograma exato onde o seu feedback se aplica. Escreva o seu comentário — o vídeo pausa automaticamente enquanto escreve. O feedback fica com a marcação temporal desse momento. Pode remover a marcação temporal para deixar um comentário geral. Sites em Direto Adicione o URL do site à tarefa usando o botão ➕, depois instale a extensão de navegador do AgencyHandy. Abra o site em View Mode (interativo) ou mude para Review Mode para tirar uma captura de ecrã e anotá-la com ferramentas de desenho, texto ou formas.Ações nos Comentários
Cada comentário tem um menu de três pontos com opções para:- Editar o comentário
- Copiar a resposta
- Eliminar o comentário
- Restringir a visibilidade apenas à equipa interna
Resolver Feedback
Clique no botão ✓ de um comentário para marcá-lo como Resolved. Os comentários resolvidos permanecem visíveis para referência e podem ser reabertos. Recebe uma notificação quando um comentário que deixou é resolvido por outra pessoa.Versões de Ficheiros
Clique em Upload New Version para adicionar um ficheiro revisto. As versões anteriores e o respetivo feedback são preservados e acessíveis a partir do menu suspenso de versões. Ao abrir uma versão mais antiga, o AgencyHandy notifica-o de que existe uma versão mais recente. Pode classificar cada ficheiro como Needs Review ou Approved para comunicar o estado de revisão de forma imediata.Os clientes só podem deixar feedback em ficheiros se a caixa de seleção Client Review Required estiver ativada na tarefa. O feedback em ficheiros está disponível apenas dentro de tarefas ou encomendas — não no catálogo de serviços ou em imagens de perfil.
Tarefas Solicitadas por Clientes
Os clientes podem submeter pedidos de tarefas a partir do seu portal, dando-lhes uma forma estruturada de apresentar necessidades adicionais sem contornar o processo de aprovação da agência.Fluxo do Cliente
Aceder aos Pedidos
O cliente clica em Requests na barra lateral do Portal do Cliente — ou usa o botão + Request a Task diretamente dentro de uma encomenda.
Preencher o formulário de pedido
O cliente fornece:
- Order (obrigatório — os pedidos têm de estar associados a uma encomenda existente)
- Task Name (obrigatório)
- Description (opcional)
- Attachments (opcional — até 1 GB; os formatos incluem PDF, DOCX, JPG, PNG, MP4, ZIP e outros)
- Start and End Dates (opcional)
Fluxo da Agência
Ver pedidos recebidos
Clique em Requests na barra lateral do Portal da Agência. Todos os pedidos pendentes aparecem numa vista de lista. Pode filtrar por cliente ou ID de encomenda, ordenar alfabeticamente ou por data de emissão, e usar Preferences para mostrar ou ocultar colunas.
Rever o pedido
Clique num pedido para ler a descrição e pré-visualizar quaisquer anexos antes de tomar uma decisão.
Aprovar ou rejeitar
Use os botões de ação ao lado de cada pedido para aprovar ou rejeitar individualmente — ou use as ações em massa no canto superior direito para aprovar ou rejeitar todos os pedidos de uma vez.
- Os pedidos aprovados tornam-se tarefas ativas na encomenda e seguem o fluxo normal de tarefas.
- Os pedidos rejeitados ficam registados com o estado Rejected e não são adicionados à encomenda.
Os clientes não podem contornar a etapa de aprovação. Um pedido requer sempre uma ação da agência antes de se tornar uma tarefa ativa. Os pedidos pendentes permanecem visíveis tanto para o cliente como para a agência até ser tomada uma decisão.
Vista de Todas as Tarefas
Para além de gerir tarefas dentro de encomendas individuais, pode ver tarefas em todas as encomendas a partir de um único ecrã. Navegue para Tasks na barra lateral esquerda para aceder à página All Tasks. A partir daqui pode:- Ver todas as tarefas que tem visibilidade, independentemente da encomenda a que pertencem
- Filtrar e ordenar por estado, responsável, data de entrega ou encomenda
- Identificar rapidamente itens em atraso ou em risco em toda a sua carga de trabalho